Muodollisen compliance-ohjelman rakentaminen saattaa kuulostaa kätevältä tavalta varmistaa, että organisaatio ei altista itseään eettisille tai compliance-riskeille. Vastuuhenkilön nimeäminen, ohjeiden laatiminen, verkkokoulutukset ja ilmoituskanavan pystyttäminen voivat kuulostaa hyvinkin helpoilta keinoilta ja pieneltä hinnalta organisaation integriteetin varmistamiseksi.
Konteksti compliance-ohjelman keskiössä
Teknisesti hyväkään eettinen ohjelma ei kuitenkaan auta organisaatiota edistämään kestävää liiketoimintaa, jos ohjelma ei toimi käytännössä. Tuloksellinen ethics & compliance -ohjelma ottaakin aina huomioon kontekstin, jossa ohjelman elementtien on toimittava. Siksi eettinen toimintakulttuuri on kriittisin elementti compliancen agendalla.
Ethics & compliance -ohjelman luominen on yrityksen ylimmän johdon vastuulla. Vaikka ohjelman kehittämisessä voidaan käyttää organisaation resursseja ja ulkopuolista apua, johto ei voi ulkoistaa vastuuta ohjelman tuloksellisuudesta. Johdon tulee ymmärtää, minkälaisista elementeistä hyvä ohjelma koostuu, ja tehdä päätöksiä, jotka osoittavat, että sitoutuminen on muutakin kuin juhlapuhetta.
Tällaisia päätöksiä ovat esimerkiksi ohjelman kehittämiseen käytettävä budjetti ja resursointi sekä tietysti liiketoimintaa koskevat päätökset, jotka eettisen ohjelman myötä nousevat johdon pöydälle: Missä ja miten meidän tulisi liiketoimintaa harjoittaa? Keitä yhteistyökumppaneita tai kolmansia osapuolia voimme käyttää ja mitä meidän heistä tulisi tietää? Miten kitkemme syrjinnän ja edistämme inklusiivista työpaikkaa? Minkälaisia kurinpidollisia seuraamuksia on tarpeen ottaa käyttöön tilanteessa, jossa toiminta ei vastaa asettamiamme kriteereitä?
Ihmiset muodostavat organisaation moraalisen kompassin
On syytä huomata, että yrityksellä itsellään ei tietenkään ole mitään ”sielua” tai moraalista kompassia. Yritys voidaan kuitenkin tuomita vahingonkorvausvelvollisuuteen sääntöjen rikkomisesta, ja jokaisen rikkomuksen taustalta löytyy ihminen tai ryhmä ihmisiä. Näin ollen ihmiset muodostavat sen moraalisen kompassin, jonka mukaan organisaatio toimii. Kyse on siis organisaation tai toimialan kulttuurista, kirjoittamattomista säännöistä, uskomuksista ja rationalisoinneista. Eli ihmisistä.
Siispä sen sijaan, että compliance-ohjelmaa lähestytään teknisenä suoritteena lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi, se kannattaakin nähdä työkaluna, joka ohjaa yksittäisiä päättäjiä ja organisaation jäseniä tekemään hyviä, kestäviä päätöksiä. Compliance-ohjelma ei siis voi koskaan tulla ”valmiiksi”, sillä se on prosessi ja matka, joka auttaa organisaatiota ja sen jäseniä kasvamaan työntekijöinä, ihmisinä, kollegoina ja johtajina.
Tuloksellinen compliance-ohjelma auttaa organisaatiossa työskenteleviä ymmärtämään, miksi me ihmiset emme aina pysty tekemään hyviä ja eettisiä päätöksiä, vaikka meillä olisi parhaat aikomukset, ja oppimaan, mitä asialle voidaan tehdä. Näiden päätösten kautta rakennetaan kestävästi menestyvää liiketoimintaa ja vaikutetaan myönteisesti kaikkiin sidosryhmiin. Ja juuri tästä syntyy kilpailuetu: Työntekijät voivat paremmin, kun arvoristiriidat eivät kasva ylitsepääsemättömiksi. Asiakkaat ovat tyytyväisiä, kun he kokevat yrityksen olevan lupaustensa mittainen. Pankki myöntää paremmilla ehdoilla lainaa, kun yrityksen ESG-mittarit näyttävät vihreää. Ja niin edelleen.
Lainsäädännön taustalla on eettistä pohdintaa
Vaikka compliance-ohjelman yksinomainen tavoite ei voi olla pelkkä lain toteutumisen varmistaminen, on silti tärkeää huomioida lainsäädännön ja sen ylittävän eettisesti kestävän toiminnan rajapinta. Ymmärtääksemme lakia meidän on ymmärrettävä, miksi meillä ylipäätään on lainsäädäntöä. Jokainen laki on lähtökohtaisesti syntynyt jostain tärkeästä tavoitteesta. Kun pyritään ymmärtämään esimerkiksi kilpailu-, tietosuoja- ja ilmoittajansuojalainsäädännön taustalla olevia tavoitteita, päästään huomattavasti pidemmälle kuin tyytymällä siihen, mitä tekemällä vältetään sakot.
Joitakin vuosia, tai voitaneen puhua vuosikymmenistä, sitten hyvän juristin tai myyntiedustajan määritteli hänen kykynsä tehdä organisaation kannalta edullisia päätöksiä. Ei ollut juttu eikä mitään osallistua sellaisista sopimuksista neuvottelemiseen, jotka tänä päivänä nähdään hyvin erilaisessa valossa: veronkierto verosuunnittelun nimissä, tytär- tai holdingyhtiön perustaminen veroparatiisiin, myyntitilausten vastaanottaminen pohtimatta sitä, kuka ostaja oikeastaan on, agenttisopimukset, joissa riskit katsotaan kuitatuiksi lahjonnan vastaisella sopimuslausekkeella.
Maailma on muuttunut: hyvää myyjää tai juristia ei enää määrittelekään kyky tarkastella asioita vain edustamansa organisaation edun näkökulmasta. Sen sijaan hänellä on kykyä tarkastella asioita laajemmin eri sidosryhmien näkökulmasta. Hyvä compliance-ohjelma auttaa yksilöitä tekemään hyviä valintoja ja navigoimaan selville vesille harmaalta alueelta.
Compliance-työtä ei tehdä compliance officeria varten
Kollegani, ystäväni ja pohjoismaisen ethics & compliance -työn pioneeri Michaela Ahlberg kertoi vuosia sitten minulle kirjasta, joka muutti aikoinaan hänen ammatillisen suuntansa. Eyal Press kertoo kirjassaan Beautiful Souls[1] kuusi tarinaa ihmisistä, jotka valitsivat toimia oikein silloin, kun kaikki muut päättivät toimia väärin. Tarinat ovat liikuttavia, eivätkä vähiten siksi, että ne luettuaan jää väkisinkin pohtimaan, miten epätodennäköistä on, että olisi itse ollut se, joka valitsee oikein.
Press kuvaakin kirjassaan oivallisesti compliancen kannalta merkittävän seikan: ei riitä, että olemme tietoisia riskeistä ja että meillä on hyvät, arvot, aikeet ja hyvä käsitys itsestämme. Jos toimisimme tyhjiössä, oikeiden, kestävien ja lainmukaisten valintojen tekeminen olisi helppoa. Toimimme kuitenkin aina kontekstissa, jossa valintojamme vaikeuttavat normit, uskomukset, pelko ja muut esteet, joihin palaan kirjassa myöhemmin. Kun sain oman tiimin kasaan Code of Conduct Companyssa annoin Pressin kirjan lahjaksi tiimille heti ensimmäisenä työpäivänä.
Nyt seuraa tämän tekstin tärkein sanoma. Compliance-työssä ei ole kyse compliance officerista tai hänen erinomaisuudestaan. Kyse on siitä, että vaikuttava compliance-työ auttaa organisaation yksilöitä ymmärtämään paremmin itseään, velvollisuuksiaan ja arvojaan – mutta myös heikkouksiaan, sokeita pisteitään ja järkeilyjään. Siksi tuloksellisesta compliance-ohjelmasta puhuttaessa on syytä erottaa kaksi asiaa toisistaan.
Muodollisesti oikeaoppisesti rakennettu compliance-ohjelma perustuu asianmukaiselle riskiarviolle, se on resursoitu hyvin ja sen tuotoksena organisaation periaatteet eli politiikat ja vastaavasti kontrollit kohdistuvat relevantteihin riskeihin. Ohjelmassa on määritelty kanavat compliance-rikkomusten raportoimiselle ja käsittelylle, ja ohjelman onnistumista seurataan sisäisen tarkastuksen ja muun seurannan avulla.
Onnistuminen tässä työssä voi olla erinomaisen compliance officerin työn ansiota, mutta onnistuvatko prosessit, ohjeet ja kontrollit saamaan yksilöt tekemään aidosti parempia päätöksiä, pitämään kiinni arvoistaan ja vahvistamaan kulttuuria ympärillään oman esimerkin voimalla? Vastaus määrittää compliance-ohjelman todellisen vaikuttavuuden.
Compliance-ohjelmissa on compliance officerin tai compliance-toiminnon sijaan siis ennen kaikkea kyse ihmisistä, jotka organisaatiota edustavat: onko heillä valmius nähdä oma vastuunsa eettisesti kestävästä käyttäytymisestä? Tämä liittyy siihen, mitä koko compliance-työllä halutaan viime kädessä saavuttaa konkreettisesti. Mistä lisäarvo muodostuu käytännön tasolla?
Tavoitteena epämukavuus
Aidosti paremmat päätökset, jotka auttavat organisaatiota menestymään, ovat valitettavasti epämukavia – compliance-työn tavoitteena on aiheuttaa epämukavuutta, joka syntyy vaikeista kysymyksistä: Voimmeko oikeasti myydä tälle asiakkaalle? Mitä tiedämme yhtiötä edustavan myyntiagentin taustoista tai toimintatavoista? Mistä tiedämme, että uskomattoman hyvä myyntitulos ei ole saavutettu epäasiallisin keinoin? Onko mahdollista, että kannustejärjestelmä ohjaa ihmisiä oikaisemaan? Onko oikein, että toimitusketjussamme viimeisimpänä tulevat kaivostyöläiset, käsityöläisyrittäjät tai maanviljelijät saavat vain murto-osan siitä tuotosta, joka jää omiin taskuihimme? Miten puutun parhaan työntekijäni seksistiseen käytökseen? Voinko valita yhtiömme kumppaniksi vakkaritoimittajani, jonka olemme jo suorastaan ystäviä?
Compliancessa on kyse epäsuosittujen kysymysten nostamisesta esiin päätöksenteossa: kysymykset ovat hyödyllisiä, koska ne auttavat tekemään kestävämpiä ja eettisempiä päätöksiä. Onnistunut compliance-työ pakottaa miettimään, keitä me olemme, mitkä ovat todelliset arvomme ja millaisia päätöksiä haluamme todella tehdä.
Parhaimmillaan se saa meidät olemaan parempia versioita itsestämme, antamaan parhaamme, olemaan rehellisiä, avoimia ja kysymään vaikeita kysymyksiä. Tämä lähtee meistä jokaisesta yksilöinä, mutta vahvistuu, kun kohtaamme kollegoita, asiakkaita ja muita sidosryhmiä.
[1] Press, Eyal (2013). Beautiful Souls: The Courage and Conscience of Ordinary People in Extraordinary Times.